PRIVACY STATEMENT
LexQuire Notarissen verwerkt persoonsgegevens. Daar LexQuire Notarissen uiteraard veel waarde aan uw privacy hecht willen wij u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze Privacy Statement willen wij u informeren over de manier waarop LexQuire en onze groepsonderdelen met uw persoonsgegevens omgaan.
Contactgegevens
LexQuire Notarissen B.V.
Australiëlaan 1
6199 AE Maastricht-Airport
Postadres:
Postbus 203
6190 AE Beek
Telefonisch is LexQuire Notarissen bereikbaar op 043 711 22 07 en per mail via informatiebeveiliging@lexquirenotarissen.nl.
LexQuire Notarissen is onderdeel ven LexQuire International Tax & Law (kvk 67958249)
Op wie is deze Privacy Statement van toepassing?
LexQuire Notarissen verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
– Klanten en hun vertegenwoordigers/adviseurs;
– Mensen die interesse tonen in onze producten en diensten; of
– Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad;
– Potentiële klanten met wie LexQuire Notarissen contact heeft gelegd of wil leggen;
– Bezoekers van de website LexQuire (Notarissen);
– Ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van LexQuire (Notarissen);
– Sollicitanten;
– Onze eigen medewerkers;
– Alle andere personen die contact opnemen met LexQuire Notarissen of van wie LexQuire Notarissen gegevens verwerkt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij
In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
– Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht;
– Adres en woonplaats;
– E-mailadres en telefoonnummer;
– Geboortedatum en –plaats van u en uw gezin;
– BSN-nummer;
– Vermogens- en inkomensgegevens en andere gegevens over uw financiële of economische situatie.
Maar ook gegevens welke worden verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën, zoals:
– IP-adres;
– Uw surfgedrag op onze website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd;
– Of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt.
Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens op voor verschillende doelen:
1. Het uitvoeren van overeenkomsten waarin u ons opdracht verstrekt tot het leveren van juridische en fiscale diensten.
Indien u een opdracht verstrekt worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw dossier, afhankelijk van de aard. Voorts worden de gegevens gebruikt voor de facturatie van de door LexQuire Notarissen verleende diensten.
2. Het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen
Als LexQuire Notarissen een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
a) De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens, zoals naam, voornamen, geboortedatum en –plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat, verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
b) De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
c) Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
d) De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
e) De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
f) Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
Ook moeten notarissen op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) vaststellen wie de uiteindelijke eigenaar (UBO) van een bedrijf is waar wij een relatie mee hebben.
Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om (geanalyseerde) gegevens over u aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit of aan een toezichthouder door te geven.
3. Het onderhouden van contact met u
Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
4. Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties
Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van notarissen zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.
De volgende gegevens analyseren wij:
– Interactiegegevens:
Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen LexQuire Notarissen en u.
Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen LexQuire Notarissen en u.
– Gedragsgegevens:
Persoonsgegevens die LexQuire Notarissen verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken. Zie ook onze cookieverklaring.
Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden?
Dan kunt u dit aangeven bij ons.
5. Het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken.
Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.
6. Het verbeteren en beveiligen van onze website
7. Het maken van gebruikersstatistieken
De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
8. Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging.
Indien u ons kantoor bezoekt vragen wij u om zich bij de receptie te melden en te legitimeren. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor.
9. Doelen waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.
10. Voor archiefdoeleinden
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog
bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten en bijbehorende archieven worden eeuwig bewaard.
Verwerkt LexQuire Notarissen ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met oog op de unieke identificatie van personen, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
– Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
– Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
– Wettelijke verplichting
– Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboortedatum- en plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de partijen;
– Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
– De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs.
– In verband met een gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.
Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van deze limitatief opgesomde rechtsgronden.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als LexQuire Notarissen persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan dan onder andere één van de volgende zijn:
– Registers welke voor notarissen met behulp van beveiligingscertificaten toegankelijk zijn, zoals de
Basisregistratie Personen;
– Openbare registers, waaronder het Kadaster en Kamer van Koophandel;
– Makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
– Accountant / boekhouder;
– Schenker.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele sub-verwerkers. Wij beperken de toegang door onze medewerkers, waar mogelijk, tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan LexQuire Notarissen wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele sub-verwerkers.
Verwerkers
Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (sub-verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze sub-verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Zo dient de verwerker aan te tonen dat hij passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.
Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Soms ook schakelen wij een drukkerij in die voor ons een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt.
Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als sub-verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens delen met derden
Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Denk bijvoorbeeld aan het uitwisselen van gegevens en/of conceptstukken met uw adviseur(s).
Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het sluiten van een overeenkomst of bij een notariële akte waarbij meerdere partijen zijn betrokken.
Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld. Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.
Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.
Persoonsgegevens worden door LexQuire Notarissen in beginsel niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, kunnen wij gebruik maken van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is. De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield. Meer informatie daarover vindt u op: https://www.privacyshield.gov/welcome.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Dit is een recht vanuit de AVG, maar LexQuire Notarissen heeft te maken met wetgeving ten aanzien bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor op de AVG. Gezien deze wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kunnen wij over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek
van de klant tot vernietiging of teruggave van persoonsgegevens bij einde van onze opdracht. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zullen wij aan dit verzoek meewerken.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Voor zover dit past binnen de regelgeving van de AVG kunnen wij in voorkomende gevallen de kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht in rekening brengen aan de klant. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van kopieën. Ditzelfde geldt voor de kosten van vernietiging van de persoonsgegevens.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
LexQuire Notarissen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. LexQuire Notarissen zal periodiek intern audits houden en steekproefsgewijs controles uitvoeren.
Datalekken
LexQuire Notarissen heeft een speciaal e-mail adres ingesteld waarop klanten, medewerkers, sub-verwerkers en derden incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek zijn. LexQuire Notarissen pakt meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en LexQuire Notarissen te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
Voornoemd e-mail adres is: meldplichtdatalekken@lexquirenotarissen.nl.
Geheimhoudingsplicht
Wij houden verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten onze medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Medewerkers nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps- en gedragsregels.
Afwijkende bepalingen voor bepaalde natuurlijke personen
Voor persoonlijke gegevens van sollicitanten hanteren wij de regel dat na sluiting van een vacature alle persoonlijke gegevens na maximaal 6 maanden worden verwijderd.
Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij LexQuire Notarissen geldt hetzelfde als voor klanten met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door LexQuire Notarissen
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door LexQuire Notarissen dan horen wij dit graag via 043 711 22 07 of informatiebeveiliging@lexquirenotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Veranderingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit het Privacy Statement regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.
Slotbepalingen
Dit Privacy Statement maakt deel uit van de aan LexQuire Notarissen verstrekte opdrachten en is daarmee bindend voor partijen. Dit Privacy Statement gaat boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere genoemde bepalingen.